C’est confier à un spécialiste une grande partie de la réussite de votre événement. Le choix de ce dernier est donc très important. Avant d’opter pour l’un ou pour l’autre, il est primordial de définir le lieu de la réception : chez vous, à la campagne, au centre ville, … et le type d’événement que vous voulez réaliser.
Le concept d’un mariage de deux cents couverts est très différent d’un dîner de dix personnes. Le choix du traiteur de mariage dépendra donc du type de manifestation à organiser et de l’accent que vous voulez lui donner. (grandiose, familiale, champêtre, professionnel, ….)
N’hésitez pas à mettre plusieurs traiteurs en compétition, si le devis représente certes le «cheval de bataille», il n’en reste pas moins que chacun défend ses spécificités et que le choix de celui-ci doit porter sur un tout : le service, la qualité, la fraîcheur des produits, l’originalité du menu, la disponibilité totale du traiteur le jour «J», le concept de l’organisation, le respect du devis donné au client, .
Lorsque vous aurez reçu les différents devis, faites votre choix rapidement, sans oublier de vérifier si votre date est encore libre ! Si vous souhaitez avoir toutes vos assurances quant au choix de votre salle, réservez celle-ci un an à l’avance. Dès que votre décision est prise, prenez contact avec les traiteurs que vous aurez sélectionnés au préalable. L’idéal étant que le traiteur vienne visiter votre endroit avec vous, ceci pour un bon concept d’organisation.
Réception, dîner assis, formule buffet, soirée dansante, cocktail dînatoire, … sont autant de formules qui nécessitent une parfaite organisation et une bonne connaissance des lieux.
Lors de votre première visite, jouez carte sur table avec votre traiteur. C’est un professionnel qui saura vous orienter dans vos choix, tant en fonction du budget dont vous disposez, qu’en fonction de vos souhaits. Respectez ces conseils, ils sont garants de la réussite de votre journée et n’oubliez pas qu’une bonne organisation nait d’une bonne description.N’hésitez pas à dialoguer avec votre traiteur, s’il est évident que votre souci commun est la réussite de votre fête, cela demande également de votre part une certaine discipline ! Ne lui annoncez pas une réception de 100 personnes si vous savez pertinemment bien que vous serez 200. Il ne peut pas faire de miracle ! N’essayez pas non plus de réaliser des économies sur le nombre de serveurs ou sur le nombre de zakouskis à servir et en aucun cas, n’espérez que les deux se dédoublent. Il est très important de tenir régulièrement le traiteur au courant du nombre d’acceptations. Le nombre exact de couverts doit être défini une semaine à l’avance et la marge d’erreur ne peut en aucun cas excéder 5% sous peine d’une très mauvaise surprise.Le devis qui vous sera remis doit être détaillé; il doit comprendre la date, le détail et le prix du menu choisi, la liste de la formule «réception», le matériel, le personnel, le transport, un éventuel forfait vins et boissons (droit de bouchon). Vérifiez bien si les prix qui vous sont remis sont «tout compris», attention à la TVA qui n’est pas toujours calculée et demandez bien s’il n’y aura pas de supplément prévu ou imprévu !
Pour être tout-à-fait correct de part et d’autre, ce devis doit être signé par les deux parties, à savoir le traiteur et vous. C’est une garantie pour chacun de vous quant au respect du contrat. Il est donc très important de lui remettre une estimation précise du nombre de couverts lors de la commande; votre devis pour un banquet de 100 convives n’est pas le même que pour 50.En fin de journée, faites le bilan avec un responsable sinon le traiteur lui-même, établissez un état des lieux avec le traiteur et le propriétaire de la salle. Ceci est un point très important et s’il subsiste un problème (nettoyage, «casse», …) résolvez-le de suite, votre garantie locative en dépend. C’est aussi le moment de compter les vidanges et d’établir «les comptes boissons».Habitué au monde de la réception et des dîners, votre traiteur saura aussi être d’excellent conseil pour toutes vos questions éventuelles, n’hésitez pas à les lui poser. Quant à tous les points décrits plus hauts retenez qu’une confiance réciproque et bien établie fera de votre journée une véritable réussite.
Quelques données pratiques
Lors du choix de votre salle en Belgique et pour la disposition des lieux, on compte en moyenne 1 personne au m2 pour un dîner assis et 3 personnes au m2 pour une réception.
Il est évident que cette estimation ne tient pas compte de la place éventuelle que prendrait un buffet ou une table réservée au service des boissons. Il est également important de prévoir un accès facile pour le service et un dégagement pour les cuisines.
